Que mettre dans un fichier de suivi de flotte ?

Un onglet avec une ligne par véhicule (immatriculation, type, capacité, financement, échéances) et un onglet avec une ligne par événement (relevé de kilomètres, entretien, réparation, pneus, immobilisation, sinistre), avec date, montant et kilométrage.

Pourquoi deux onglets plutôt qu'un seul ?

Parce qu'un véhicule a une seule fiche mais des centaines d'événements. Une ligne par événement permet de filtrer, d'additionner et de poser des questions par période sans retoucher le tableau.

Fichier de suivi de flotte : colonnes et questions

Un bon fichier de suivi de flotte tient en deux onglets : une ligne par véhicule pour ce qui change rarement, et une ligne par événement pour tout ce qui arrive au véhicule (relevé de kilomètres, entretien, réparation, pneus, immobilisation). Avec cette structure, toutes les questions de gestion de flotte deviennent des filtres et des sommes : quelles échéances tombent dans 60 jours, quel véhicule coûte le plus en entretien au kilomètre, lequel est le plus souvent immobilisé.

Onglet 1 : les véhicules

Colonne	Exemple	Utilité
Immatriculation	AB-123-CD	La clé qui relie tous les fichiers
Type	Tracteur, porteur, utilitaire	Comparer à usage égal
Date de mise en circulation	15/03/2021	Âge du véhicule
Capacité	Charge utile, places palettes	Taux de remplissage
Mode de financement et échéance	Crédit-bail, fin au 31/03/2027	Anticiper le renouvellement
Assurance : échéance	01/01/2027	Alerte
Prochain contrôle technique	12/02/2027	Alerte
Prochain entretien	160 000 km ou 01/03/2027	Alerte
Carte carburant et badge de télépéage	numéros	Rattacher les relevés au véhicule

Onglet 2 : les événements

Colonne	Exemple
Date	04/11/2026
Immatriculation	AB-123-CD
Type d'événement	Relevé km, entretien, réparation, pneus, immobilisation, sinistre
Kilométrage	152 340
Montant HT	1 280 €
Jours d'immobilisation	2
Fournisseur, numéro de facture	Garage X, F-2026-881
Commentaire	« Remplacement embrayage »

Une ligne par événement, jamais de cellules fusionnées, une date par cellule. Si vos factures d'atelier ou vos relevés arrivent en CSV, Excel les importe par l'onglet Données, commande À partir d'un texte/CSV, selon l'aide de Microsoft.

Les postes de coût à suivre

Webfleet, dans un article sur le budget d'une flotte, cite le carburant, l'entretien et la maintenance, les réparations, la formation des conducteurs et le remplacement ou le financement des véhicules. Dans un autre article destiné aux PME, il insiste sur l'entretien régulier et le suivi de l'état des pneus. Ajoutez à votre fichier les postes propres au transport routier : péages, assurance, immobilisations.

Les questions à poser

« Quelles échéances (contrôle technique, assurance, fin de financement, entretien) tombent dans les 60 prochains jours, véhicule par véhicule ? »
« Quel est le coût d'entretien et de réparation au kilomètre de chaque véhicule sur les 12 derniers mois ? »
« Quels véhicules ont cumulé plus de 10 jours d'immobilisation cette année, et pour quelles causes ? »
« Quels véhicules arrivent à 20 000 km de leur prochain entretien, au rythme des trois derniers mois ? »

Quand se poser la question du remplacement

Webfleet cite, parmi les signes qu'un véhicule devrait être remplacé, un coût au kilomètre qui augmente régulièrement, des immobilisations imprévues fréquentes, ou une réparation majeure qui dépasserait 50 % de la valeur marchande du véhicule. Votre fichier d'événements donne les deux premiers directement. Pour aller au bout du calcul, voir le coût total de possession.

Contrôles

Le kilométrage ne baisse jamais d'un relevé au suivant pour un même véhicule.
Chaque facture d'atelier de la comptabilité a sa ligne dans l'onglet événements (comparez les totaux par mois).
Une immatriculation écrite toujours de la même façon, sinon le véhicule se dédouble.
Les échéances mises à jour après chaque contrôle ou renouvellement.